Araştırmacı kategorileri oluşturmaya başlamadan önce, genişletilmiş anlam birimlerinin yoğunlaştırılması gerekir; bu da birimin içeriğini kaybetmeden kelime sayısının azaltılması anlamına gelir (Graneheim & Lundman, 2004). Anlam birimlerinin derinliği, analizin gerçekleştirilebileceği düzeyi belirler. Bu yoğunlaştırma işlemi, veriler görüşmelere dayandığında ve örtük içerik analizi yapılacağı zaman sıklıkla gereklidir. Verilerin anlamını çıkarmak için kodlanan materyal, çalışmanın farklı odak noktalarına dayanan geniş gruplar olan alanlara bölünebilir. Graneheim ve Lundman (2004) kavram içerik alanını tercih etmektedir, çünkü onlara göre bu belirli, açık bir alanı aydınlatmaktadır. Örneğin, materyal, veriler toplanırken kullanılan sorulara veya literatürdeki teorik varsayımlara göre bölünebilir (Bengtsson, 2016, s. 12).
Kategorizasyon sürecinde temalar ve kategoriler belirlenir. Ancak literatürde içerik analizinde hangi başlıkların ya da kavramların kullanılacağı konusunda bir fikir birliği yoktur. Burnard'ın (1991) alt başlıklar olarak adlandırdığı alt kategoriler, anlam birimlerine dayalı en küçük birimlerdir. Açık analizde bazen bunlar anlam birimlerinin kodlarıyla aynıdır. Alt kategoriler daha geniş kategorilere ayrılabilir. Örtük analizde kavram kategorileri yerine kavram alt teması kullanılabilir. Belirlenen temalar ve kategoriler içsel olarak homojen ve dışsal olarak heterojen olmalıdır, yani hiçbir veri iki grup arasında kalmamalı veya birden fazla gruba sığmamalıdır (Krippendorff, 2004). Tema, yorumlayıcı gizil bir düzeyde, altta yatan anlamın genel bir kavramıdır ve “Nasıl?” sorusuna cevap verir.
Tüm kategoriler, ortaya çıktıkları verilere dayanmalıdır. Anlam birimlerinin kategoriler arasında ileri geri hareket ettirilmesi, kategori sonucunun aşamalı olarak geliştirilmesini sağlar. Başlangıçta genellikle birkaç kategori oluşturulur, ancak daha sonra bu sayı azaltılır (Burnard, 1991). Araştırmacının kategorizasyonun yeterince iyi olduğunu nasıl bileceği çalışmanın amacına bağlıdır ve makul bir açıklamaya ulaşıldığında kategorizasyon tamamlanmış olur (Bengtsson, 2016, s. 12).
