Zaman ve bütçe yönetimi, proje yönetiminin önemli bir yönüdür (Jaselskis & Ashley, 1991). Bu yönetim boyutuna ilişkin kurallar ve düzenlemeler de teklifinizde belirtilmelidir. Bu kurallar ve iç düzenlemeler ortaklar arasında oybirliğiyle kararlaştırılmalıdır. Proje kabul edildiğinde, bu kurallar ve diğer önemli konular bir anlaşma belgesine dönüştürülmeli ve her bir tarafça imzalanmalıdır.
Mali ödeme taksitlerinin sıklığını detaylandıran bir madde eklemeniz tavsiye edilir. Bu, tamamlanan iş doğrultusunda ortaklarınıza ödeme yapabileceğiniz anlamına gelir. Ödemelerinizi görevlerin veya iş paketlerinin tamamlanmasına bağlayabilirsiniz. Örneğin, proje başlangıcında ortağa tahsis edilen toplam bütçenin %20'si oranında avans ödemesi yapabilirsiniz. İş Paketi-2 tamamlandığında ek %20 (veya daha fazla/daha az) ödeme yapabilirsiniz ve bu böyle devam eder. Hibe programları da bütçenin tamamını size tek taksitte ödemez. Program kuralları doğrultusunda ödeme dağılımınızı ayarlayabilirsiniz. Buradaki temel amaç görevlerin zamanında ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlamaktır, aksi takdirde ödemeleri kesebilir veya hiç yapmayabilirsiniz. Bu nedenle görevleri başka ortaklara devredebilir, yanıt vermeyen bir ortak olması durumunda program ajansınızla iletişime geçerek ve onayını alarak yeni ortaklar bulabilirsiniz.
İnsan kaynaklarını iş ve bütçe açısından takip etmek için önemli bir yöntem, personel zaman çizelgesi belgelerinin kullanılmasıdır. Her bir kuruluş tarafından projede istihdam edilen tüm personelin çalışmalarını takip edebilirsiniz. Bu belgeleri her ayın sonunda toplamanız tavsiye edilir. Bu yöntemle, farklı kategoriler altında personel istihdam eden ortaklarınız tarafından bir faaliyete tahsis edilen işçi, gün ve saat sayısını kontrol edebilir ve kanıtlayabilirsiniz.
Ortaklarınızla düzenli olarak toplantılar yapacağınız için teklifte zaman ve bütçe yönetiminizi gerekçelendirmeniz mümkündür. Projedeki faaliyetlerinizi doğal olarak bu toplantılar ve ortaklar arası yazışmalar yoluyla takip edeceksiniz. Bu iletişim ve işbirliği çabaları size faaliyetler hakkında gerekli bilgileri sağlayacaktır, böylece siz ve konsorsiyumunuz Proje zaman çizelgesinde ve/veya hedeflerinde bir sapma olup olmadığını analiz edebilirsiniz. Önemli bir sapma varsa, sorunu tanımlayabilir ve bununla başa çıkmak için gerekli önlemleri alabilirsiniz. Böylece risk/sorun/değişim/kriz yönetimi sürecini başlatabilirsiniz.
Yukarıda bir personel zaman çizelgesi örneği yer almaktadır. Görülebileceği gibi, tabloda tarih, çıktı, çıktı ile ilgili faaliyetlerin kısa bir açıklaması, çalışanın çalıştığı kategori ve gün sayısı yer almaktadır. Bu personel zaman çizelgesi örneği özellikle Erasmus+ işbirliği ortaklıkları için hazırlanmıştır. Formu farklı projeler için revize etmek mümkündür. Çalışan kategorisi bölümüne farklı unvanlar ekleyebilir ve yan tarafa ödenecek ücretleri farklılaştırarak yazabilirsiniz. Koordinatör/yönetici bu tablo üzerinden ilgili çalışanın zamanını nasıl harcadığını kontrol edebilir ve yönetebilir. Hedeflerden herhangi bir sapma varsa kaynağını bulmanın en etkili yollarından biri bu tabloları takip etmektir. Bu sayede hedeflerdeki sapmanın personelden mi yoksa farklı bir sebepten mi kaynaklandığı tespit edilebilir ve buna göre müdahalelerde bulunulabilir. Aynı zamanda çıktıların ve faaliyetlerin hangi aşamada olduğu ve bunlara ayrılan insan kaynağı miktarı da bu tablolar üzerinden takip edilebilir. Projenin insan kaynağında bir değişiklik olması durumunda, yeni işe alınan kişilerin faaliyete ve ilgili aşamalara entegre edilmesi için personel zaman çizelgeleri kullanılabilir.
Personel zaman çizelgesi belgeleri, sadece koordinatörün kendi çalışanlarını değil, proje ortaklarının çalışanlarını ve işlerini de denetleme, izleme ve takip etme açısından önemli bir araçtır. Koordinatör, personel zaman çizelgesi belgeleri aracılığıyla diğer ortaklara verilen görevlerin hangi aşamada olduğunu ve bunlar için gerekli kaynakların harcanıp harcanmadığını kontrol edebilir ve ödemelerini bu bilgiler doğrultusunda yapabilir (Brown, 2001).
