Nakon analize situacije, potrebno je planirati neke aktivnosti kako biste postigli opšti cilj, svrhu i rezultate koje ste odredili. Ove aktivnosti treba struktuisati što je jednostavnije moguće. Neki grant programi i/ili organizacije zahtevaju da aktivnosti budu otkrivene u formatu koji su oni odredili. Iz tog razloga, preporučuje se da pažljivo pregledate vodič za aplikacije i obrazac. Na primer, Erasmus+ program zahteva kreiranje Radnih paketa u projektima partnerske saradnje (i ako je moguće, ne više od 5 ovih radnih paketa) i prilagodite svoj sistem aplikacija u skladu s tim.
Kada organizujete radne pakete ili aktivnosti, važno je da navedete aktivnosti koje su međusobno povezane pod glavnim naslovom i objasnite ih hronološkim redosledom (Esteves & Pastor, 2002). Dok određujete svoje aktivnosti, možete početi od rezultata koje ste odredili na dnu analize situacije. Ako postavite neophodne aktivnosti za postizanje ovih rezultata, postićićete cilj projekta i doprineti opštem cilju. Ovo će osigurati uspeh vašeg projekta.
Možete navesti pod-aktivnosti ispod svake aktivnosti koju ste odredili i pisati pod-stavke koliko vam obrazac aplikacije dozvoljava. Međutim, preporučuje se da ne stvarate broj stavki koji bi otežao evaluaciju obrasca projekta. Pod-aktivnosti mogu direktno uticati na glavnu aktivnost ili uključivati podržavajuće i dopunske aktivnosti. Aktivnosti koje ne doprinose postizanju svrhe projekta ne bi trebalo da budu uključene u projekat. Takve i loše opravdane aktivnosti mogu biti podvrgnute kritici od strane evaluatora i rezultirati niskim ocenama.
Preporučuje se da svaku aktivnost koju preduzmete uskladite sa svojim ciljevima i, ako je moguće, objasnite njenu relevantnost. Dok organizujete svoje aktivnosti, takođe treba da navedete izlaze i efekte koji će nastati kao rezultat odgovarajuće aktivnosti. Informacije o izlazima i efektima mogu se tražiti u istom delu obrasca aplikacije ili u različitim delovima. Važno je za doslednost projekta da navedete ove informacije u odgovarajućim sekcijama prema formatnim zahtevima vašeg obrasca aplikacije.
Trebalo bi da odredite koliko će trajati svaka od vaših aktivnosti i budete realni prilikom određivanja ovog trajanja (Dawson & Dawson, 1998, str. 300). Bilo koja aktivnost koju ne možete izvršiti na vreme dovesti će do pomeranja i odstupanja u vašim ciljevima i planovima projekta. Pored toga, ako ostavite veliki vremenski okvir, manje vremena može biti dodeljeno drugim aktivnostima projekta nego što je potrebno. Ovo je jedan od faktora koji utiču na ukupne performanse projekta tokom faze implementacije. Važno je da vremena aktivnosti budu dobro dizajnirana, dosledna, merena i realna, jer će evaluatori uzimati u obzir ove aspekte dok rade na predlogu projekta.
U predlogu projekta, takođe morate navesti sve potrebe i resurse potrebne za realizaciju svake aktivnosti, koje će biti pokrivene iz budžeta projekta i/ili će biti obezbeđene kao nefinansijski doprinos (Chen & Zhu, 2011). Ova pitanja su posebno važna prilikom kreiranja budžeta. U nekim programima može biti zatražen poseban obrazac za budžet. Trebaće vam da uzmete u obzir ova pitanja zajedno u dokumentu na kojem radite za pripremu aktivnosti i da ih navedete u različitim delovima obrasca predloga projekta ako bude zatraženo. Kada kreirate aktivnosti, beleženje ovih pitanja u radnom dokumentu će vas sprečiti da se vraćate na početak ako se informacije zatraže na različitim mestima u obrascu predloga.
Kada kreirate svoje aktivnosti, imajte na umu da je projekat timski rad. Ovaj timski rad uključuje radne timove koordinirajuće organizacije kao i zainteresovane strane i njihove zaposlene (Usadolo & Caldwell, 2016). Potrebno je da navedete koji partner(i) će preduzeti svaku aktivnost ili da li će se aktivnosti odvijati istovremeno na različitim mestima. Pored toga, važno je objasniti dužnosti zaposlenih u projektu, kvalifikacije onih koji će biti angažovani i procese zapošljavanja ako je potrebno dodatno zapošljavanje.
