1.4 Kako tumačiti smernice i/ili pozive za predloge?

„Poziv za predloge" (CFP) je formalni poziv ili najava koju izdaje organizacija za finansiranje, kao što su vladine agencije, fondacije, nevladine organizacije (NVO) ili međunarodne institucije, da bi se prikupile projektne ideje, inicijative ili rešenja od pojedinaca, grupa ili organizacija. Svrha poziva za predloge je da identifikuje i izabere projekte ili programe koji se usklađuju sa prioritetima, ciljevima i zadacima organizacije za finansiranje (EUCalls, 2023).

Poziv za predloge obično navodi specifična područja interesa, teme ili oblasti za koje je dostupno finansiranje. On pruža detaljna uputstva, smernice i kriterijume podobnosti za zainteresovane strane koje žele da podnesu svoje projektne predloge. Proces podnošenja obično uključuje pripremu i podnošenje sveobuhvatnog predloga koji opisuje koncept projekta, ciljeve, aktivnosti, budžet, vremenski okvir, očekivane rezultate i plan za implementaciju i evaluaciju.

Ključni elementi poziva za predloge uključuju:

• Tematski fokus: Poziv za predloge specificira oblasti ili teme za koje je dostupno finansiranje. Ovo može uključivati zdravlje, obrazovanje, životnu sredinu, društveni razvoj, tehnologiju i umetnost, u zavisnosti od prioriteta organizacije za finansiranje.
• Kriterijumi podobnosti: Poziv definiše ko je podoban da se prijavi za finansiranje. Ovo može uključivati kriterijume kao što su tip organizacija (npr. NVO, akademske institucije, privatne kompanije), geografske lokacije i ciljne korisnike.
• Zahtevi projekta: Detalji o tipu traženih projekata, njihovom obimu i očekivanim rezultatima su navedeni u pozivu. Ovo pomaže potencijalnim podnosiocima da razumeju kakve projekte organizacija za finansiranje želi da podrži.
• Budžet i finansiranje: Poziv pruža informacije o dostupnom budžetu, limitima finansiranja i finansijskim zahtevima. Može specificirati da li je finansiranje delimično ili potpuno i da li se traže dopunska sredstva od podnosilaca.
• Smernice za podnošenje: Poziv opisuje proces podnošenja predloga. Ovo uključuje informacije o rokovima za podnošenje, potrebnoj dokumentaciji, formatu predloga i bilo kojim specifičnim šablonima ili obrascima koje treba koristiti.
• Proces pregleda i selekcije: Poziv može navesti kriterijume za evaluaciju koji će se koristiti za ocenu predloga. Takođe može pružiti detalje o procesu pregleda, uključujući ko će pregledati predloge i kako će se donositi odluke o selekciji.
• Vremenski okvir: Poziv obično uključuje važne datume, kao što su datumi otvaranja i zatvaranja za podnošenje predloga, očekivana objava odabranih predloga i projektovani datumi početka i završetka finansiranih projekata.
• Kontakt informacije: Poziv pruža kontakt podatke za upite i pojašnjenja, omogućavajući potencijalnim podnosiocima da traže dodatne informacije ako je potrebno.

Poziv za predloge je konkurentski proces, i organizacije ili pojedinci zainteresovani za obezbeđivanje finansiranja moraju pažljivo poštovati zahteve i smernice navedene u pozivu. Uspešni predlozi su oni koji efikasno pokazuju usklađenost sa prioritetima organizacije za finansiranje, dobro definisan plan projekta i jasan potencijal za pozitivan uticaj ili rezultate.

Različite institucije na različitim nivoima objavljuju pozive za predloge kako bi obezbedile finansiranje za specifične ciljeve. Ovi ciljevi su povezani sa njihovom agendom i obično imaju osnovnu analizu i/ili se zasnivaju na političkim dokumentima. Ovi pozivi za predloge obično uključuju smernice, šablon dokumenta za projektnu prijavu i prateće dokumente. Pre nego što pripremite projekat, ključno je da pažljivo pregledate dokument sa smernicama.

Prvo što treba da uradite jeste da proverite ciljeve programa i aktivnosti koje mogu biti podržane. Ako imate projektnu ideju koja se ne podudara sa pozivom za predloge, teško je opravdati vaše aktivnosti, tako da, iako je vaš predlog savršeno pripremljen, šanse za dobijanje sredstava biće male.

Sledeća stvar koju treba da proverite su kriterijumi podobnosti. Ovo znači ko/koji akter može da se prijavi za program. Iako postoje programi koji podržavaju pojedince, većina programa se odlučuje za finansiranje pravnih lica. Ta lica mogu biti javne/privatne institucije, nevladine organizacije, škole, univerziteti, sindikati, korporacije itd. Obično političke partije nisu podržane. U nekim programima, kao što je Erasmus+, neke akcije mogu uključivati neformalne omladinske grupe koje nemaju pravno lice. Dakle, pre nego što se prijavite, morate biti pažljivi u vezi sa ovim izuzecima i isključenjima.

Pozivi za predloge takođe mogu uključivati određene finansijske i organizacione kapacitete kao kriterijume. Dakle, ako planirate da se prijavite za projekat iz organizacije za koju radite, obavezno pročitajte i razumite ovaj deo. Ako poziv za predloge navodi da vaša organizacija ne sme imati dugove po osnovu socijalnog osiguranja i poreza, a vaša organizacija ne može da ispuni ovaj uslov, bolje je da to znate pre nego što pripremite predlog.

Pozivi za predloge generalno zahtevaju od podnosilaca da formiraju konzorcijum. Pravila za formiranje konzorcijuma (kao što su minimalan/maksimalan broj, lokacija, kapacitet partnera) navedena su u vodiču. Međunarodni programi obično zahtevaju od vas da formirate konzorcijum sa partnerima iz inostranstva. Stoga je važno razumeti potrebnu strukturu partnerstva i analizirati da li možete imati odgovarajuće partnere sa neophodnim kvalifikacijama.

Budžet je takođe važan deo koji treba proveriti. Ako već imate projekat na umu, morate prilagoditi obim aktivnosti u skladu sa budžetom programa. Ako imate konzorcijum, morate razmotriti finansiranje njihovih aktivnosti. Takođe je važno proveriti koje vrste aktivnosti i/ili komponenti mogu biti finansirane iz programa. Nepodobne aktivnosti mogu biti finansirane iz drugih izvora. Neki programi mogu zahtevati od vas da doprinesete predlogu finansijski do određenog stepena. Ovaj proces se naziva sufinansiranje. Dok neki programi mogu zahtevati da određeni deo projekta finansirate direktno putem bankovnog računa, drugi programi mogu prihvatiti doprinos u naturi (kao što je korišćenje kancelarijskog materijala, fiksne opreme, zakup kancelarije, plaćanje računa itd.) i/ili angažovanje radnika vaše organizacije. Moguće je da sufinansirate projekat iz sredstava vaših partnera u konzorcijumu.

Rok i metod prijave su takođe važan deo poziva za predloge. Morate se uveriti da ste poslali svoj predlog putem odgovarajućih kanala. Neki programi zahtevaju od vas i/ili vaše organizacije da se registrujete na digitalne i/ili offline platforme. Stoga, morate se uveriti da možete završiti ove procese pre prijave. Ako program zahteva fizičku prijavu, morate pregledati detalje prihvatanja. Neki programi mogu prihvatiti predloge proverom vremenskog pečata pošte, dok drugi ne. Dakle, ako program za koji ćete se prijaviti zahteva da prijava stigne na adresu/destinaciju u određenom vremenu, možda ćete morati poslati prijavu 3-4 dana ili čak 1 nedelju pre roka.

Opšti pregled šablona prijave projekta i kriterijuma evaluacije je važan jer vam daje opštu predstavu o vremenu i resursima koje ćete koristiti u procesu pripreme projektne prijave. Vodeća pitanja i ograničenja u broju karaktera pružiće vam opštu predstavu o stepenu detalja potrebnom u prijavi.