Informação
A gestão do tempo e do orçamento é um aspeto crucial da gestão de projetos (Jaselskis & Ashley, 1991). As regras e a regulamentação relativas a este aspeto da gestão também devem ser referidas na sua proposta. Estas regras e regulamentos internos devem ser decididos por unanimidade entre os parceiros. Quando o Projeto é concedido, essas regras e outros tópicos importantes devem ser transformados em um documento de acordo e assinados por cada uma das partes.
É recomendável incluir uma cláusula detalhando a periodicidade das parcelas financeiras. Isto significa que pode fazer pagamentos aos seus parceiros de acordo com o trabalho concluído. Você pode vincular seus pagamentos à conclusão de tarefas ou pacotes de trabalho. Por exemplo, você pode fazer o pagamento antecipado como %20 do orçamento total alocado ao parceiro no início do projeto. Você pode fazer um pagamento adicional de %20 (ou mais/menos) quando o Workpackage-2 estiver concluído e assim por diante. Os programas de subvenção também não lhe pagam todo o orçamento numa única prestação. Em conformidade com as regras do programa, pode ajustar a distribuição dos seus pagamentos. O principal objetivo aqui é garantir que as tarefas sejam feitas a tempo e corretamente, se não você pode cortar os pagamentos ou não fazer nenhum. Assim, pode delegar tarefas a outros parceiros ou pode encontrar novos parceiros no caso de um parceiro não responsivo, entrando em contacto e aprovando a sua agência do programa.
Uma metodologia importante para acompanhar os recursos humanos em termos de trabalho e orçamento é a utilização de documentos de folha de ponto de pessoal. Você pode acompanhar o trabalho de todos os funcionários empregados no Projeto por cada organização. É aconselhável que recolha estes documentos no final de cada mês. Por esta metodologia, você pode controlar e ter uma prova de que o número de trabalhadores, dias, horas alocados a uma atividade por seus parceiros empregando pessoal em diferentes categorias.
Uma vez que terá reuniões com os seus parceiros regularmente, é possível justificar a sua gestão de tempo e orçamento na proposta. Irá naturalmente acompanhar as suas atividades no Projeto através destas reuniões e correspondências entre parceiros. Esses esforços de comunicação e colaboração fornecerão as informações necessárias sobre as atividades, para que você e seu consórcio possam analisar se há um desvio do cronograma e/ou objetivos do projeto. Se houver um desvio substancial, você pode identificar o problema e tomar as medidas necessárias para resolvê-lo. Assim, você pode iniciar o processo de gerenciamento de risco/problema/mudança/crise.
Acima está um exemplo de um quadro de horários da equipe. Como se pode ver, o quadro inclui a data, a produção, uma breve descrição das atividades relacionadas com a produção, a categoria em que o trabalhador trabalha e o número de dias. Este exemplo de quadro cronológico do pessoal foi preparado especificamente para as parcerias de cooperação Erasmus+. É possível rever o formulário para diferentes projetos. Você pode adicionar diferentes títulos à seção Categoria de funcionário e escrever diferenciando os salários a serem pagos ao lado. O coordenador/gestor pode controlar e gerir a forma como o colaborador relacionado gasta o seu tempo através desta tabela. Se houver algum desvio das metas, uma das maneiras mais eficientes de encontrar a fonte é seguir estas tabelas. Desta forma, pode-se determinar se o desvio nas metas é causado pelo pessoal ou por um motivo diferente, e as intervenções podem ser feitas em conformidade. Ao mesmo tempo, a fase dos produtos e das atividades e o montante de recursos humanos que lhes são afetados podem ser acompanhados através destes gráficos. Em caso de alteração dos recursos humanos do projeto, os quadros de horários do pessoal podem ser utilizados para integrar novas pessoas recrutadas na atividade e fases relacionadas.
Os documentos do quadro de horários do pessoal são uma ferramenta importante em termos de supervisão, monitorização e acompanhamento não só dos próprios funcionários do coordenador, mas também dos funcionários e do trabalho dos parceiros do projeto. Através de documentos de quadro de horários do pessoal, o coordenador pode verificar a fase das tarefas atribuídas a outros parceiros e se os recursos necessários foram gastos com elas, e pode fazer os seus pagamentos de acordo com essas informações (Brown, 2001).
