3.2 Gestão de Comunicação e Colaboração

A comunicação entre parceiros e diferentes partes interessadas é importante. Uma comunicação que funcione bem conduz a uma colaboração bem-sucedida (Martin etal., 2016). Falhas de comunicação e/ou mal-entendidos prejudicariam o progresso do Projeto e seu potencial. Devido a falhas de comunicação, as atividades do Projeto podem ser implementadas de forma diferente ou incorreta por cada parceiro. Isso levaria a uma queda de qualidade e quantidade nas atividades, o que causaria que os objetivos do Projeto não fossem atingidos.

A fim de assegurar uma boa comunicação entre parceiros e partes interessadas, os diferentes meios, canais e frequência de utilização destes canais devem ser identificados na fase de planeamento e incorporados na proposta. Como a qualidade e o uso dos canais digitais melhoraram nos últimos anos, a maior parte da comunicação pode ser feita virtualmente. Um dos aspetos mais importantes que você precisa fazer é a documentação de cada comunicação. As decisões e os tópicos discutidos devem ser documentados e distribuídos a pessoas relacionadas, para que todos possam estar na mesma página.

Na proposta, você pode categorizar as reuniões/comunicação por mídia ou seus objetivos. Se você quiser fazer uma categorização por mídia, você pode dividir a comunicação em dois grupos principais: virtual/online e físico/presencial. Em seguida, você pode criar subcategorias (como escrita, verbal, videoconferência para comunicação virtual/online).

É possível categorizar as reuniões/comunicação por objetivos. Exemplos para esta categorização são reuniões de alta administração, reuniões de pacote de trabalho, reuniões de qualidade, reuniões de gestão de riscos, reuniões de compras.

De qualquer forma, sob cada categorização, você precisa especificar objetivos, mídia/canais, frequência de uso, participantes, locais.