1.4 Como interpretar orientações e/ou convites à apresentação de propostas?

Um "convite à apresentação de propostas" (CFP) é um convite formal ou anúncio feito por uma organização de financiamento, como uma agência governamental, fundação, organização não governamental (ONG) ou instituição internacional, para solicitar ideias de projetos, iniciativas ou soluções de indivíduos, grupos ou organizações. O objetivo de um convite à apresentação de propostas é identificar e selecionar projetos ou programas que estejam alinhados com as prioridades, metas e objetivos da organização financiadora (EUCalls, 2023).

Normalmente, um convite à apresentação de propostas descreve as áreas específicas de interesse, temas ou tópicos para os quais o financiamento está a ser disponibilizado. Fornece instruções pormenorizadas, orientações e critérios de elegibilidade para as partes interessadas apresentarem as suas propostas de projetos. O processo de submissão geralmente envolve a preparação e apresentação de uma proposta abrangente que descreve o conceito, objetivos, atividades, orçamento, cronograma, resultados esperados e um plano de implementação e avaliação do projeto.

Os principais elementos de um convite à apresentação de propostas incluem:

• Foco temático: O convite à apresentação de propostas especifica as áreas temáticas ou temas para os quais está disponível financiamento. Isso pode variar de saúde, educação e meio ambiente ao desenvolvimento social, tecnologia e artes, dependendo das prioridades da organização financiadora.
• Critérios de elegibilidade: O convite define quem é elegível para se candidatar ao financiamento. Isso pode incluir critérios como o tipo de organizações (por exemplo, ONGs, instituições acadêmicas, empresas privadas), localizações geográficas e beneficiários-alvo.
• Requisitos do projeto: Detalhes sobre o tipo de projetos procurados, seu escopo e resultados esperados são descritos na chamada. Isso ajuda os potenciais candidatos a entender que tipo de projetos a organização de financiamento está interessada em apoiar.
• Orçamento e Financiamento: O convite fornece informações sobre o orçamento disponível, limites de financiamento e requisitos financeiros. Pode especificar se o financiamento é parcial ou total e se são necessários fundos correspondentes aos candidatos.
• Diretrizes de submissão: O convite à apresentação de propostas estabelece o processo de submissão de propostas. Isso inclui informações sobre prazos de submissão, documentação necessária, formato da proposta e quaisquer modelos ou formulários específicos que precisem ser usados.
• Processo de Revisão e Seleção: O convite à apresentação de propostas pode delinear os critérios de avaliação que serão utilizados para avaliar as propostas. Também pode fornecer detalhes sobre o processo de revisão, incluindo quem analisará as propostas e como as decisões de seleção serão tomadas.
• Calendário: O convite inclui normalmente datas importantes, como as datas de abertura e de encerramento da apresentação de propostas, o anúncio previsto das propostas selecionadas e as datas previstas para o início e o fim dos projetos financiados.
• Informações de contato: A chamada fornece detalhes de contato para consultas e esclarecimentos, permitindo que os potenciais candidatos busquem informações adicionais, se necessário.

Um convite à apresentação de propostas é um processo competitivo, e as organizações ou indivíduos interessados em obter financiamento devem aderir cuidadosamente aos requisitos e diretrizes especificados no convite. As propostas bem-sucedidas são aquelas que demonstram efetivamente o alinhamento com as prioridades da organização financiadora, um plano de projeto bem definido e um claro potencial de impacto ou resultados positivos.

Várias instituições, a diferentes níveis, publicam convites à apresentação de propostas para financiar objetivos específicos. Estes objetivos estão relacionados com a sua agenda e têm geralmente uma análise de fundo e/ou baseiam-se em documentos políticos. Este convite à apresentação de propostas inclui geralmente uma orientação, um modelo de documento para a proposta de projeto e documentos de apoio. Antes de preparar um projeto, é crucial examinar o documento de orientação corretamente.

O que precisa de fazer primeiro é verificar os objetivos do programa e as atividades que podem ser apoiadas. Se tem uma ideia de projeto que não corresponde ao convite à apresentação de propostas, é difícil justificar as suas atividades, por isso, mesmo que a sua proposta esteja perfeitamente preparada, as hipóteses de receber um fundo seriam reduzidas.

A próxima coisa que você precisa verificar são os critérios de elegibilidade. Isto significa quem/que interveniente pode candidatar-se ao programa. Embora existam programas que apoiam pessoas singulares, a maioria dos programas opta por financiar pessoas coletivas. Estas entidades podem ser instituições públicas/privadas, organizações não-governamentais, escolas, universidades, sindicatos, organizações de cúpula etc. Normalmente, os partidos políticos não são apoiados. Em alguns programas, como o Erasmus+, algumas ações podem incluir grupos de jovens não formais sem entidade jurídica. Portanto, antes de se candidatar, você precisa ter cuidado com essas isenções e exclusões também.

O convite à apresentação de propostas pode também incluir determinados critérios de capacidade financeira e organizacional. Então, se você está planejando aplicar um projeto da organização para a qual está trabalhando, certifique-se de ler e entender essa parte também. Se o convite à apresentação de propostas indicar que a sua organização não deve ter dívidas devido a pagamentos da segurança social e impostos e a sua organização não pode cumprir isso, é melhor que saiba disso antes de preparar a proposta.

Regra geral, os convites à apresentação de propostas solicitam aos candidatos a criação de um consórcio. As regras para a constituição do consórcio (tais como número mínimo/máximo, localização, capacidade dos parceiros) são indicadas no guia. Os programas internacionais geralmente exigem que você estabeleça um consórcio com parceiros no exterior. Por isso, é importante entender a estrutura de parceria necessária e analisar se é possível ter parceiros adequados e com as qualificações necessárias.

O orçamento também é outra parte importante que você precisa verificar. Se já tem um projeto em mente, precisa de ajustar o âmbito das atividades de acordo com o orçamento do programa. Se você tem um consórcio, você precisa considerar o financiamento de suas atividades também. É igualmente importante verificar que tipo de atividades e/ou componentes podem ser financiadas pelo programa. As atividades não elegíveis podem ser financiadas a partir de fontes externas. Alguns programas podem exigir que contribua financeiramente com a proposta até certo ponto. Este processo chama-se cofinanciamento. Enquanto alguns programas podem exigir que você financie determinada parte do Projeto diretamente via conta bancária, alguns outros programas podem aceitar contribuições em espécie (como uso de suprimentos de escritório, equipamentos fixos, aluguel de escritório, pagamento de contas, etc.) e/ou nomeação de trabalhadores de sua organização. Pode cofinanciar o projeto através dos seus parceiros do consórcio.

O prazo e o método de candidatura são também parte importante de um convite à apresentação de propostas. Deve certificar-se de que enviou a sua proposta através dos canais adequados. Alguns programas exigem que você e/ou sua organização se registrem em plataformas digitais e/ou offline. Portanto, você precisa ter certeza de que você pode concluir esses processos antes da aplicação. Se o programa exigir aplicação física, você precisa examinar os detalhes de aceitação. Alguns programas podem aceitar as propostas verificando o carimbo da hora dos correios, outros não. Assim, se o programa a que se vai candidatar exigir que a candidatura chegue à morada/destino num determinado prazo, poderá ter de enviar a candidatura 3-4 dias ou até 1 semana antes do prazo.

Um exame geral de um modelo de candidatura de projeto e critérios de avaliação é importante porque lhe dá uma ideia geral sobre o tempo e os recursos que vai utilizar no processo de preparação da candidatura a Projeto. As perguntas orientadoras e as limitações de caráter fornecerão uma ideia geral sobre o grau de detalhes exigidos na aplicação.