Iniciar sessão

Unidades

Sobre nós

EN | PT | TR | RO | BG | SR
;
Marcar como lida
Marcar como não lida


PREVIOUS TOPIC


NEXT TOPIC

CONTEÚDO DA UNIDADE




4 ACOMPANHAMENTO/MONITORIZAÇÃO


Os processos de acompanhamento e monitorização são planeados e implementados para garantir que as atividades do projeto são realizadas a tempo e nas condições especificadas na proposta. Os processos de acompanhamento e monitorização são realizados não só pelo coordenador, mas também pelos parceiros. Neste contexto, a instituição coordenadora tem de acompanhar e controlar tanto as suas próprias funções e trabalhos como os dos seus parceiros. Além disso, terceiros que não participam do projeto como coordenadores ou parceiros também podem ter deveres, e o acompanhamento desses estudos deve ser considerado na proposta do projeto.

Os métodos a utilizar no acompanhamento das atividades, a frequência e por quem e como serão documentados são importantes. Todas estas questões podem variar dependendo da dimensão e do conteúdo do projeto. Em um projeto com um grande orçamento e produção de máquinas, um especialista em controle de qualidade será necessário para a qualidade do produto, um engenheiro industrial ou funcionários com qualificações semelhantes serão necessários para a otimização do desempenho das máquinas e trabalhadores. Neste caso, a observação in loco estará em causa e os relatórios poderão ser feitos diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Por outro lado, em projetos com um conteúdo social e um orçamento relativamente baixo, podem ser oferecidos serviços em vez de produtos, e algumas das atividades do projeto podem ser realizadas na mesa. Neste caso, os métodos de medição e as fontes de verificação incluem inquéritos, listas de assinaturas, atas, fotografias, imagens, vídeos, faturas, etc. documentos comprovativos. Se o orçamento do projeto for pequeno, a frequência das atividades será menor, e a frequência da inspeção pode diminuir em conformidade. Além disso, será atribuído menos orçamento para o acompanhamento e a avaliação. Como não haverá acompanhamento e avaliações diárias em serviço como em produção, a frequência desses estudos pode variar de acordo com o tempo em que o serviço é prestado. Além disso, algumas das atividades a serem monitoradas e avaliadas também podem ser realizadas na mesa através do controle de documentos.

O método mais objetivo e útil utilizado para a avaliação da qualidade das atividades baseadas em serviços é o inquérito por questionário e a análise desses inquéritos. Os inquéritos a realizar antes e depois de uma formação ou serviço e a sua comparação adequada informá-lo-ão sobre o sucesso da sua atividade e orientá-lo-ão na melhoria das suas atividades em processos e projetos futuros.

É importante que as pessoas e os processos que irão realizar os estudos de acompanhamento e avaliação sejam também identificados na proposta e atuem em conformidade. As atribuições podem ser feitas dentro do consórcio para estudos de monitoramento e avaliação, bem como aquisição de serviços de uma empresa externa. No entanto, recomenda-se que você revise o guia do programa e as regras no edital para terceirização. Nas propostas de projetos de grande escala, o envolvimento de uma pessoa ou empresa externa e independente como auditor pode proporcionar profissionalismo, ao passo que tal aplicação em projetos de pequena escala pode ser entendida como um custo adicional. Em ambos os casos, os processos de auditoria têm de ser bem justificados.

Nas tarefas a serem feitas dentro do consórcio, geralmente não é necessário fornecer os nomes das pessoas que farão o acompanhamento e a avaliação na fase de proposta. Neste caso, bastará fornecer informações sobre a posição e qualificação dessas pessoas. A monitorização e a avaliação podem não ser a única tarefa das pessoas que irá atribuir, mas também poderão trabalhar em diferentes fases do projeto. Neste caso, pode ser útil indicar quanto tempo dedicarão a estas tarefas.

Pode ser necessário definir uma hierarquia de acordo com o número de pessoas que irá atribuir. Por exemplo, o pessoal de acompanhamento e avaliação pode realizar o seu trabalho de acordo com o calendário de atividades especificado e apresentar relatórios ao coordenador designado como gestor do acompanhamento e da avaliação. O Gerente pode revisar esses relatórios e solicitar correções ou aprovar o relatório e enviá-lo ao Conselho Executivo do Projeto. Pode ser estabelecido um processo semelhante para a relação de acompanhamento e avaliação entre os parceiros e o coordenador. Neste caso, os gestores de acompanhamento e avaliação dos parceiros podem enviar os seus relatórios ao diretor da instituição coordenadora. Como resultado do processo, estes relatórios são revistos ou aceites. Se houver algum desvio em relação ao tempo e qualidade pretendidos, esta situação é apresentada separadamente à informação da gestão de topo e decidida na reunião seguinte.


» 4.1 Plano de Qualidade

Os estudos de qualidade desempenham um papel importante na determinação da medida em que os objetivos e os resultados do projeto foram alcançados e na intervenção quando necessário. A qualidade exige a análise dos objetivos e dos resultados não só quantitativamente, mas também qualitativamente. Os estudos de qualidade do seu projeto são realizados através do acompanhamento e avaliação regulares dos indicadores-chave de desempenho (KPI). O acompanhamento e a avaliação dos processos de gestão, bem como dos objetivos e das realizações, estão também incluídos na questão da qualidade. De facto, é necessário um bom processo de gestão para que o projeto atinja os seus objetivos e resultados ao nível desejado. Os problemas sentidos nos processos de gestão afetarão diretamente a qualidade do objetivo e dos resultados. Além disso, a imagem de um projeto mal gerido que atinge os objetivos e resultados desejados e as instituições envolvidas no projeto também podem ser negativamente afetadas. Por esse motivo, ao preparar e implementar seu projeto, você precisa considerar objetivos e resultados e processos de gestão. Também é importante incluir itens relacionados aos processos de gestão ao determinar seus KPIs. Para minimizar os riscos de gestão, é necessário definir uma metodologia e estratégia de Gestão de Risco/emissão/mudança/crise na fase de proposta.

Uma vez que a gestão da qualidade está diretamente relacionada com os processos de monitorização e avaliação, pode ser especificada nesta parte do formulário de proposta. Você também precisa definir como os processos de gestão da qualidade irão operar. Você pode dividir seu processo de gestão da qualidade em garantia de qualidade e controle de qualidade.

A técnica e o processo de garantia da qualidade são os objetivos de qualidade definidos e as medidas preventivas tomadas para eliminar quaisquer diferenças na qualidade dos resultados produzidos. Neste processo, avalia-se a frequência e a qualidade das etapas seguidas na coordenação e cooperação do produto, serviço ou atividade a produzir. Atas de reuniões, correspondência, decisões tomadas, práticas tomadas, correspondência interna, resultados de pesquisas a serem aplicados aos funcionários do projeto podem ser usados no âmbito do mecanismo de garantia de qualidade.

A técnica e o processo de controlo de qualidade podem ser definidos como os objetivos de qualidade estabelecidos e as medidas corretivas tomadas para eliminar qualquer diferença na qualidade dos resultados produzidos. Em caso de desvio em relação aos objetivos, identificam-se os problemas conexos, tomam-se as medidas necessárias e introduzem-se melhorias. Pesquisas para beneficiários, feedback, visuais, imagens, notas, informações de fatura / carta de porte, avaliações de pares / especialistas, reuniões de revisão de pacote de trabalho / saída podem ser usadas no âmbito do mecanismo de controle de qualidade.

Nas avaliações a fazer, será nomeada uma comissão dentro do consórcio ou poderá ser contratado um avaliador externo. Se o programa de subvenções o permitir, pode justificar o serviço de avaliação externa neste contexto. É importante que especifique com que frequência, por quem e com que finalidade serão realizados os seus estudos de qualidade nas secções relevantes do formulário de proposta de projeto. Nesta fase, pode especificar as qualificações e o perfil da pessoa ou pessoas que irão realizar os estudos de qualidade. Ao apresentar o perfil dessas pessoas, você não precisa dar seus nomes, a menos que solicitado de outra forma. Recomenda-se que preste atenção à proporcionalidade no orçamento que irá alocar para estudos de qualidade. Neste contexto, o trabalho de qualidade não deve constituir uma grande parte do orçamento do projeto. Se está a desenvolver um projeto relacionado com a produção onde a qualidade é muito importante, pode justificar esta situação, mas este orçamento será naturalmente mais limitado em projetos onde o produto físico é escasso e para serviços e atividades.


PontoPR