3 PLANEAMENTO DE ATIVIDADES

O planeamento e a gestão das atividades andam de mãos dadas. As atividades planeadas com êxito não podem ser realizadas com uma estrutura de gestão fraca e vice-versa (Groenendijk & Dopheide, 2003). Portanto, a gestão é uma parte essencial de qualquer proposta.

Para uma estrutura de gestão adequada, você precisa ter certeza de que seus parceiros e partes interessadas serão envolvidos e incluídos igualmente. Por isso, é aconselhável a criação de uma estrutura de gestão de topo. Esta gestão de topo deve ser composta por representantes das organizações do consórcio que podem tomar diretamente uma decisão sobre o Projeto. Esta abordagem eliminaria qualquer burocracia interna entre o consórcio. Esta estrutura de gestão de topo deve reunir-se regularmente. Estas reuniões devem ser comunicadas e as atas devem ser arquivadas e distribuídas ao pessoal do Projeto. Tal garantirá que qualquer decisão seja acordada, documentada e deve ser seguida.

A alta administração será responsável pela administração geral do Projeto. Qualquer desvio, problemas, riscos, questões importantes serão discutidos, examinados e decididos. No entanto, será também necessária uma estrutura de gestão para o pacote de trabalho e ações específicas. Portanto, as equipes de projeto devem ser criadas para realizar atividades e ações específicas. Os trabalhadores e o pessoal nomeado para o Projeto serão membros naturais destas equipas. Estas equipas terão reuniões e comunicação entre si com mais frequência do que a gestão de topo. Cada equipa pode ter um líder local e a equipa internacional terá um coordenador/líder geral. Este coordenador/líder também pode ser líder do Workpackage.

A comunicação entre parceiros e diferentes partes interessadas é importante. Uma comunicação que funcione bem conduz a uma colaboração bem-sucedida (Martin etal., 2016). Falhas de comunicação e/ou mal-entendidos prejudicariam o progresso do Projeto e seu potencial. Devido a falhas de comunicação, as atividades do Projeto podem ser implementadas de forma diferente ou incorreta por cada parceiro. Isso levaria a uma queda de qualidade e quantidade nas atividades, o que causaria que os objetivos do Projeto não fossem atingidos.

A fim de assegurar uma boa comunicação entre parceiros e partes interessadas, os diferentes meios, canais e frequência de utilização destes canais devem ser identificados na fase de planeamento e incorporados na proposta. Como a qualidade e o uso dos canais digitais melhoraram nos últimos anos, a maior parte da comunicação pode ser feita virtualmente. Um dos aspetos mais importantes que você precisa fazer é a documentação de cada comunicação. As decisões e os tópicos discutidos devem ser documentados e distribuídos a pessoas relacionadas, para que todos possam estar na mesma página.

Na proposta, você pode categorizar as reuniões/comunicação por mídia ou seus objetivos. Se você quiser fazer uma categorização por mídia, você pode dividir a comunicação em dois grupos principais: virtual/online e físico/presencial. Em seguida, você pode criar subcategorias (como escrita, verbal, videoconferência para comunicação virtual/online).

É possível categorizar as reuniões/comunicação por objetivos. Exemplos para esta categorização são reuniões de alta administração, reuniões de pacote de trabalho, reuniões de qualidade, reuniões de gestão de riscos, reuniões de compras.

De qualquer forma, sob cada categorização, você precisa especificar objetivos, mídia/canais, frequência de uso, participantes, locais.

A gestão do tempo e do orçamento é um aspeto crucial da gestão de projetos (Jaselskis & Ashley, 1991). As regras e a regulamentação relativas a este aspeto da gestão também devem ser referidas na sua proposta. Estas regras e regulamentos internos devem ser decididos por unanimidade entre os parceiros. Quando o Projeto é concedido, essas regras e outros tópicos importantes devem ser transformados em um documento de acordo e assinados por cada uma das partes.

É recomendável incluir uma cláusula detalhando a periodicidade das parcelas financeiras. Isto significa que pode fazer pagamentos aos seus parceiros de acordo com o trabalho concluído. Você pode vincular seus pagamentos à conclusão de tarefas ou pacotes de trabalho. Por exemplo, você pode fazer o pagamento antecipado como %20 do orçamento total alocado ao parceiro no início do projeto. Você pode fazer um pagamento adicional de %20 (ou mais/menos) quando o Workpackage-2 estiver concluído e assim por diante. Os programas de subvenção também não lhe pagam todo o orçamento numa única prestação. Em conformidade com as regras do programa, pode ajustar a distribuição dos seus pagamentos. O principal objetivo aqui é garantir que as tarefas sejam feitas a tempo e corretamente, se não você pode cortar os pagamentos ou não fazer nenhum. Assim, pode delegar tarefas a outros parceiros ou pode encontrar novos parceiros no caso de um parceiro não responsivo, entrando em contacto e aprovando a sua agência do programa.

Uma metodologia importante para acompanhar os recursos humanos em termos de trabalho e orçamento é a utilização de documentos de folha de ponto de pessoal. Você pode acompanhar o trabalho de todos os funcionários empregados no Projeto por cada organização. É aconselhável que recolha estes documentos no final de cada mês. Por esta metodologia, você pode controlar e ter uma prova de que o número de trabalhadores, dias, horas alocados a uma atividade por seus parceiros empregando pessoal em diferentes categorias.

Uma vez que terá reuniões com os seus parceiros regularmente, é possível justificar a sua gestão de tempo e orçamento na proposta. Irá naturalmente acompanhar as suas atividades no Projeto através destas reuniões e correspondências entre parceiros. Esses esforços de comunicação e colaboração fornecerão as informações necessárias sobre as atividades, para que você e seu consórcio possam analisar se há um desvio do cronograma e/ou objetivos do projeto. Se houver um desvio substancial, você pode identificar o problema e tomar as medidas necessárias para resolvê-lo. Assim, você pode iniciar o processo de gerenciamento de risco/problema/mudança/crise.

Acima está um exemplo de um quadro de horários da equipe. Como se pode ver, o quadro inclui a data, a produção, uma breve descrição das atividades relacionadas com a produção, a categoria em que o trabalhador trabalha e o número de dias. Este exemplo de quadro cronológico do pessoal foi preparado especificamente para as parcerias de cooperação Erasmus+. É possível rever o formulário para diferentes projetos. Você pode adicionar diferentes títulos à seção Categoria de funcionário e escrever diferenciando os salários a serem pagos ao lado. O coordenador/gestor pode controlar e gerir a forma como o colaborador relacionado gasta o seu tempo através desta tabela. Se houver algum desvio das metas, uma das maneiras mais eficientes de encontrar a fonte é seguir estas tabelas. Desta forma, pode-se determinar se o desvio nas metas é causado pelo pessoal ou por um motivo diferente, e as intervenções podem ser feitas em conformidade. Ao mesmo tempo, a fase dos produtos e das atividades e o montante de recursos humanos que lhes são afetados podem ser acompanhados através destes gráficos. Em caso de alteração dos recursos humanos do projeto, os quadros de horários do pessoal podem ser utilizados para integrar novas pessoas recrutadas na atividade e fases relacionadas.

Os documentos do quadro de horários do pessoal são uma ferramenta importante em termos de supervisão, monitorização e acompanhamento não só dos próprios funcionários do coordenador, mas também dos funcionários e do trabalho dos parceiros do projeto. Através de documentos de quadro de horários do pessoal, o coordenador pode verificar a fase das tarefas atribuídas a outros parceiros e se os recursos necessários foram gastos com elas, e pode fazer os seus pagamentos de acordo com essas informações (Brown, 2001).

É impossível para alguém prever o evento futuro completamente correto. O que você pode fazer melhor é analisar os eventos, atividades, ambiente sob certas suposições. Alguns programas de subvenções pedem-lhe que indique estes pressupostos e riscos na fase de proposta. Seguem-se alguns exemplos de pressupostos gerais:

• O ambiente económico será estável para a aquisição de bens e serviços que serão utilizados no Projeto.
• Não haverá qualquer alteração burocrática e/ou regulamentar que afete as atividades do Projeto.
• Os principais funcionários definidos na proposta estarão disponíveis durante o Projeto.
• Os parceiros do projeto poderão continuar as suas atividades durante o projeto.

Você também pode incluir pressupostos mais específicos relacionados ao seu Projeto e atividades. Uma vez que a sua proposta de Projeto será parte integrante do contrato que irá assinar com o Financiador/Agência, é importante deixar uma porta aberta aos riscos. No caso de os seus pressupostos serem violados devido a causas externas (ou força maior), as atividades do seu Projeto podem estar em risco em termos de qualidade e/ou quantidade. Nesse caso, você precisa entrar em contato com sua Bolsa/Agência e pedir uma saída. Nesse caso, você pode afirmar que uma ou mais de suas suposições falharam e pode haver redução da qualidade e/ou qualidade de suas saídas e atividades.

Embora alguns riscos não possam ser previstos, alguns podem ser tratados ao longo dos processos do Projeto. Para lidar com estes riscos, deve ser definido um risco, problema ou processo de mudança. Você pode definir determinadas categorias para agrupar riscos, problemas ou alterações. Pode ser mais fácil gerenciar essas categorias se você delegar responsabilidades de acordo com o nível de significância. Assim, se um problema puder ser resolvido a nível local, você ou o seu parceiro resolvem o problema e informam o consórcio sobre o mesmo. Se esta questão não puder ser resolvida apenas por um parceiro, o consórcio será informado e tentará encontrar uma saída. Se, Também não for possível resolver por este nível, pode contactar o Fornecedor de Subvenções/Agência para pedir orientação e um caminho de escalonamento.

É possível encontrar soluções classificando os seus riscos. Medidas para eliminar, prevenir, reduzir e mitigar os efeitos de ameaças externas ao projeto são realizadas com uma boa análise de risco (Borghesi & Gaudenzi, 2012).

O pessoal responsável pela avaliação dos riscos pode consultar o quadro seguinte para cada risco identificado.

Por outro lado, os riscos identificados também podem ser tabulados com base na finalidade, resultado e atividade de acordo com a probabilidade, impacto e valor do risco:

Na tabela acima, é possível classificar os riscos com base no propósito, resultado e atividade. No cálculo do valor do risco, o produto do valor da probabilidade e do efeito é tido em conta. Os valores de probabilidade e efeito são definidos de 1 a 5. Neste caso, o valor mínimo que o valor de risco assumirá é 1, enquanto o valor máximo é 25. A determinação dos valores de probabilidade e impacto depende da pessoa ou pessoas que analisam o risco. Os intervalos de valores de risco podem ser determinados de acordo com a metodologia do projeto.

Por exemplo, 1-5 pode ser definido como muito baixo, 6-10 baixo, 11-15 moderado, 16-20 alto, 21-25 muito alto. Diferentes processos podem ser realizados de acordo com o grau de risco. Estes riscos também podem ser decompostos de acordo com os níveis de solução. Neste quadro, os riscos que podem ser resolvidos a nível local podem ser eliminados pela equipa do parceiro no país relevante, se existir um risco internacional, os parceiros relevantes podem minimizá-lo com as suas próprias medidas, ou se for detetado um risco que afete completamente o projeto, o financiador pode ser contactado e solicitar apoio e/ou revisão.

As atividades de visibilidade, promoção, divulgação, valorização são importantes para que qualquer Projeto atinja os seus objetivos. Qualquer projeto tem pelo menos 1 grupo-alvo e precisa entrar em contrato com eles em algum momento. Além disso, a sustentabilidade do projeto pode ser assegurada através de atividades adequadas de visibilidade, promoção e disseminação para determinadas partes interessadas, decisores políticos, instituições e organizações.

É importante desenvolver estratégias de visibilidade, promoção, divulgação e valorização para o(s) grupo(s)-alvo que determinou em paralelo com a sua análise de stakeholders e/ou para indivíduos e instituições que possam chegar a esses grupos-alvo. Os níveis de impacto também devem ser tidos em conta no desenvolvimento destas estratégias. Estes indivíduos e instituições podem ser alcançados através de atividades a nível local, regional, nacional ou internacional. Podem ser desenvolvidas diferentes estratégias de acordo com os objetivos do projeto, a dimensão do seu orçamento e o potencial impacto nos grupos-alvo.

Se estiver a ser apresentada uma proposta para um projeto com um orçamento relativamente elevado, podem ser utilizadas ferramentas que apelem a grandes audiências, como a rádio e a televisão. No entanto, a maioria dos programas de subvenção fornece níveis relativamente baixos de recursos de subvenção. Neste caso, devem ser utilizadas atividades e canais que visem o público-alvo da forma mais eficaz e eficiente. As ferramentas tecnológicas, as plataformas digitais e as redes sociais, hoje muito utilizadas e que podem ser utilizadas para divulgação e visibilidade de acordo com o perfil do público, ocupam um lugar importante entre estes canais. Estas ferramentas permitem atividades de divulgação e visibilidade gratuitas ou a baixo custo. Quando o orçamento promocional é alocado para ferramentas de mídia social, como facebook, twitter, instagram, a visibilidade pode ser fornecida diretamente de acordo com as características do público-alvo. Esses orçamentos permanecerão bastante baixos em comparação com o custo de uso dos meios de comunicação de massa e também permitirão o acesso direto ao público desejado. Nos meios de comunicação de massa, por outro lado, embora os custos sejam elevados, o acesso ao público-alvo pode ser limitado. Portanto, seria mais lógico recorrer a áreas de nicho para visibilidade.

Foi mencionado que você pode seguir uma estratégia de acordo com os níveis de impacto em seu projeto. Os custos das atividades tradicionais de visibilidade e divulgação que irá realizar a nível local permanecerão a um nível inferior. As atividades a este nível podem ser reuniões de foco, visitas a instituições, eventos flash mob, atividades de informação a realizar nas escolas, concursos para estudantes e jovens, entrevistas com a imprensa local, comunicados de imprensa e cartas oficiais às instituições locais. Do mesmo modo, é possível realizar estas atividades a nível regional.

A nível nacional e internacional, como foi referido, as atividades de divulgação, visibilidade e promoção devido aos meios de comunicação tradicionais e de massa serão muito dispendiosas, pelo que as redes sociais e as plataformas digitais, que são muito eficazes a estes níveis, podem ser utilizadas. Neste contexto, seria adequado incluir as redes sociais e as associações e canais digitais na sua proposta de projeto.

Também é importante determinar a frequência de uso dos canais e ferramentas que você escolheu de acordo com os níveis que você determinou e seu lugar no calendário de atividades. Para estas atividades de visibilidade, promoção e disseminação, é necessário atribuir e definir tarefas não só ao coordenador, mas também aos parceiros do projeto.

Além dos canais e ferramentas que irá utilizar, a mensagem que transmite ao seu público-alvo também é importante. A criação de conteúdo e a identidade corporativa são os fatores que afetam a eficácia da mensagem que você vai transmitir. O ponto que você precisa prestar atenção ao criar conteúdo é não incluir informações desnecessárias e incorretas. Você pode fazer as referências necessárias criando uma página web com informações detalhadas e atualizadas e incluindo esta página nas mensagens e imagens que você enviará. As atividades para a realização da identidade corporativa, por outro lado, incluem atividades que visam garantir a mesma ordem de divulgação e, assim, aumentar a memorabilidade e o impacto. A criação do logotipo do projeto, a escolha das cores a serem usadas nas imagens, a padronização das notas de rodapé e cabeçalho a serem usadas na correspondência oficial, a criação de uma página web e a obtenção de endereço de e-mail, e o compartilhamento regular de conteúdo atual estão entre esses trabalhos. Gerenciar contas de mídia social, compartilhar corretamente e responder rapidamente às interações e comentários recebidos também pode ser contado entre os fatores que aumentam o institucionalismo. Pode utilizar brochuras, cartazes, cartões de visita, apresentações, notas informativas, materiais promocionais (notas com logótipo e página web, post-it, agenda, caneca, etc.) na mensagem que enviar. Ao utilizar materiais impressos, mantê-los ao mínimo e utilizar materiais recicláveis/reciclados será também um importante contributo para a sustentabilidade ambiental.

Outro ponto importante a considerar na hora de criar suas mensagens são as regras do programa de concessão e/ou instituição. Estas regras podem, por vezes, restringir as suas atividades de divulgação e visibilidade. Além disso, alguns programas (por exemplo, Erasmus+) também impõem a obrigação de incluir o texto de isenção nos textos e imagens. Além disso, pode ser obrigatório indicar o logotipo, apoio visual e de subvenção desses programas, instituições de financiamento e, se houver, outras organizações mencionadas no guia do programa. Alguns programas podem ter guias separados para visibilidade e promoção. Para uma proposta de projeto bem sucedida, é importante examiná-los durante a fase de preparação do projeto e declarar que serão tidos em conta na execução.

O voluntariado ocorre sob a forma de participação ativa dos grupos-alvo e das 3ª partes nos processos do projeto. Os voluntários são um recurso humano útil, especialmente para organizações sem fins lucrativos. Os voluntários podem participar em atividades de voluntariado por razões como satisfação pessoal, carreira, aquisição de experiência, benefício de oportunidades no estrangeiro, necessidade decorrente do currículo educativo, etc.

Se o seu projeto se baseia no voluntariado ou inclui atividades que envolvem a participação de voluntários, deve também descrever como este processo será realizado. Os voluntários devem ser encarados como um recurso humano temporário e as funções, autoridades e responsabilidades a atribuir devem ser distribuídas nesta medida. O voluntariado e o trabalho de uma pessoa para uma instituição ou projeto não devem ser considerados totalmente gratuitos. As despesas de viagem e alimentação destas pessoas devem ser cobertas e, se possível, deve ser dado algum dinheiro de bolso. Por esta razão, recomenda-se alocar diariamente no orçamento do projeto para voluntários.

Para que os voluntários possam participar do projeto, as informações necessárias devem ser anunciadas. Portais digitais usados por anúncios de projetos e organizações sem fins lucrativos podem ser usados para esses anúncios. Além disso, os anúncios podem ser colocados em grupos de mídia social. Nos anúncios, seria útil mencionar o seu projeto, atividades e trabalho que terá lugar na posição de voluntário, o local e a duração do voluntariado, a contribuição que dará aos participantes (certificado, referência, etc.) e as taxas de participação que lhes serão fornecidas, se for caso disso. A recolha de informações dos participantes num formulário normalizado e a criação de uma base de dados serão úteis no acompanhamento das candidaturas e no processo de recrutamento do voluntário.

Deve ser dada formação necessária ao voluntário sobre o(s) trabalho(s) que irá realizar após o processo de seleção. Portanto, se o seu projeto vai ser sobre voluntariado, é importante que você especifique a formação a ser dada a essas pessoas. Os voluntários poderão usar esses treinamentos em seus currículos, portanto, declarar esses treinamentos no anúncio pode ser usado para atrair voluntários.

Para que os voluntários levem o processo de trabalho a sério, você pode preparar e assinar contratos. Isso também aumentará o engajamento no trabalho. De facto, uma vez que o conceito de voluntariado não é totalmente compreendido nos países dos Balcãs, em Türkiye e em alguns outros países, as pessoas que trabalham voluntariamente pensarão que podem abandonar os seus empregos quando quiserem. Nesse caso, as atividades do projeto serão interrompidas. Para evitar isso, você precisa gerar incentivos específicos para o seu projeto e atividade e aumentar o comprometimento do voluntário. Por exemplo, se precisar de encontrar participantes voluntários locais para um projeto de juventude que irá realizar no país, pode ser um incentivo importante afirmar que esses voluntários terão prioridade na participação em projetos no estrangeiro.

Também é importante acompanhar as atividades dos seus voluntários. Você pode realizar essas atividades de acompanhamento com a equipe do Projeto (não com os voluntários). Tal tarefa seria ideal para controlar e monitorar voluntários e permitiria que eventos inesperados fossem evitados logo no início.