1 SOBRE OS PROJETOS: INTRODUÇÃO

A Gestão do Ciclo de Projeto (PCM) é uma abordagem sistemática utilizada para planear, implementar, monitorizar e avaliar projetos. Fornece um quadro estruturado para a gestão de projetos desde o seu início até à sua conclusão, garantindo que são executados de forma eficaz e eficiente para alcançar os objetivos pretendidos. O PCM é comumente usado em vários setores, incluindo desenvolvimento, negócios e administração pública, para garantir que os projetos sejam bem organizados, os recursos sejam utilizados de forma otimizada e os resultados sejam realizados (Dearden e Kowalski, 2003).

O ciclo do projeto é normalmente dividido em várias fases, cada uma com seu próprio conjunto de atividades e processos. Estas fases geralmente incluem (Vasiljević et al., 2013):

• Identificação: Nesta fase, os potenciais projetos são identificados com base numa análise exaustiva das necessidades, oportunidades e problemas. É aqui que se avalia a viabilidade e relevância do projeto e se definem os objetivos e metas do projeto.
• Formulação e Design: Uma vez aprovada uma ideia de projeto, inicia-se a fase de formulação e conceção. Isso envolve o planejamento detalhado das atividades do projeto, a definição de papéis e responsabilidades, a estimativa de recursos e custos e o desenvolvimento de um plano de projeto abrangente. Esta fase estabelece o plano de como o projeto será executado.
• Implementação: As atividades do projeto são realizadas de acordo com o plano desenvolvido na fase anterior. Os recursos são alocados, as tarefas são atribuídas e as partes interessadas estão envolvidas na execução do projeto. Comunicação, coordenação e monitoramento eficazes são essenciais durante esta fase para garantir que o projeto permaneça no caminho certo.
• Acompanhamento e avaliação: O acompanhamento e a avaliação regulares são fundamentais para acompanhar o progresso do projeto e avaliar se está a atingir os seus objetivos. Os indicadores-chave de desempenho (ICD) são utilizados para medir o progresso e quaisquer desvios em relação ao plano são identificados. Esta fase ajuda a tomar decisões informadas, identificar desafios e fazer os ajustes necessários para manter o projeto no curso.
• Conclusão e Encerramento: Uma vez concluídas todas as atividades do projeto, o projeto é formalmente encerrado. Isto envolve uma revisão final dos resultados e realizações do projeto em relação aos seus objetivos iniciais. A documentação das lições aprendidas, sucessos, desafios e melhores práticas é uma parte importante desta fase.
• Acompanhamento e Sustentabilidade: Após a conclusão do projeto, são feitos esforços para garantir a sustentabilidade dos seus resultados. Tal pode implicar a transferência da propriedade do projeto para as partes interessadas pertinentes, a garantia de que os benefícios são duradouros e a resolução de quaisquer problemas contínuos que possam surgir.

O PCM enfatiza uma abordagem participativa e iterativa, envolvendo as partes interessadas em várias etapas do ciclo do projeto (Svoboda et al., 2018, p. 21). Promove a aprendizagem contínua, adaptabilidade e melhoria ao longo do ciclo de vida do projeto. O gerenciamento eficaz do ciclo do projeto contribui para resultados bem-sucedidos do projeto, maior responsabilidade e utilização eficiente dos recursos.

O Gerenciamento do Ciclo do Projeto é uma estrutura sistemática que orienta o planejamento, a execução, o monitoramento e a avaliação de projetos para alcançar os objetivos pretendidos, garantindo a utilização eficiente dos recursos e o envolvimento das partes interessadas. É um processo dinâmico que facilita a gestão eficaz do projeto e a tomada de decisões.

Os projetos financiados pela UE e a Gestão do Ciclo de Projetos (PCM) partilham uma relação estreita e simbiótica. A PCM é uma abordagem estruturada para a gestão de projetos desde o seu início até à sua conclusão, sendo particularmente relevante no contexto de projetos financiados pela UE devido aos requisitos e características únicos destes projetos.

História da Abordagem PCM: As raízes da abordagem de Gestão do Ciclo de Projeto podem ser rastreadas até o setor de desenvolvimento e organizações internacionais. Em meados do século 20, à medida que os esforços de desenvolvimento se expandiram globalmente, surgiu a necessidade de maneiras mais eficazes de planejar, implementar e avaliar projetos destinados a melhorar as condições de vida nos países em desenvolvimento (Kabeyi, 2019, p.73). As Nações Unidas, o Banco Mundial e outras instituições internacionais foram pioneiros em metodologias de gerenciamento de projetos que enfatizaram o planejamento sistemático, abordagens participativas e avaliação contínua.

Nas décadas de 1970 e 1980, a Comissão Europeia (CE) adotou e adaptou esses princípios no que hoje reconhecemos como Gerenciamento do Ciclo do Projeto. A integração da PCM pela CE nos seus processos de financiamento e execução de projetos foi uma resposta à crescente complexidade dos projetos e ao desejo de assegurar que os fundos fossem utilizados de forma eficiente e que os resultados fossem alcançados. O PCM tornou-se uma pedra angular das práticas de gestão de projetos da CE, orientando a forma como os projetos eram concebidos, executados e monitorizados.

Proposta e Planeamento (Identificação e Formulação): Quando organizações ou entidades se candidatam a financiamento da UE, estão essencialmente a propor um projeto. O processo de identificação de potenciais projetos e formulação de propostas está alinhado com as fases de identificação e formulação do PCM. Os proponentes do projeto precisam descrever claramente os objetivos, as atividades, os resultados esperados e o orçamento do projeto. O alinhamento da proposta de projeto com os critérios e orientações de financiamento da UE é crucial nesta fase.

Execução: Uma vez garantido o financiamento da UE e aprovado o projeto, inicia-se a fase de execução. O PCM fornece a abordagem estruturada para a execução do projeto de acordo com o plano definido. As atividades são realizadas, os recursos são alocados e as partes interessadas são engajadas para alcançar os objetivos do projeto. A adesão ao plano do projeto e a coordenação eficaz entre parceiros e partes interessadas são fundamentais para uma implementação bem-sucedida.

Monitorização e Avaliação: A PCM enfatiza a monitorização e avaliação contínuas ao longo do ciclo de vida do projeto. Do mesmo modo, os projetos financiados pela UE estão sujeitos a um escrutínio contínuo para garantir que estão no bom caminho, utilizando eficazmente os recursos e alcançando os resultados pretendidos. A apresentação regular de relatórios, a avaliação dos indicadores-chave de desempenho (ICD) e a identificação de desvios em relação ao plano são práticas comuns tanto nos projetos financiados pela UE como pelos PCM.

Apresentação de relatórios e conformidade: Os  projetos financiados pela UE exigem frequentemente a apresentação regular de relatórios às autoridades da UE para demonstrar os progressos realizados e o cumprimento das orientações estabelecidas. Esse processo de relatório corresponde à fase de monitoramento e avaliação do PCM, onde os gerentes de projeto avaliam realizações, desafios e ajustes necessários. A apresentação de relatórios precisos e transparentes é essencial para manter a confiança da UE na execução do projeto.

Encerramento e sustentabilidade: À medida que os projetos financiados pela UE estão quase concluídos, o PCM apoia a fase de encerramento, que envolve revisões finais, documentação das lições aprendidas e preparação para a sustentabilidade do projeto. Esta fase está alinhada com os princípios do PCM, garantindo que os resultados do projeto sejam sustentados além da vida útil do projeto e que os benefícios a longo prazo sejam realizados. (Arcidiacono, 2014, p. 4-5)

A abordagem de Gestão do Ciclo de Projeto (PCM) tem uma importância significativa no contexto de subvenções e convites à apresentação de propostas, particularmente quando as organizações procuram financiamento de várias fontes, incluindo agências governamentais, fundações e organismos internacionais. O PCM fornece uma estrutura estruturada e abrangente que se alinha bem com os requisitos e expectativas dos concedentes e agências de financiamento. Eis por que a abordagem PCM é crucial para subvenções e convites à apresentação de propostas (Minelle et al., 2022):

Utilização eficaz dos recursos: As subvenções e os convites à apresentação de propostas são frequentemente acompanhados de restrições e requisitos orçamentais específicos. O PCM garante que os recursos, financeiros e não financeiros, sejam utilizados de forma eficiente e eficaz durante todo o ciclo de vida do projeto. Ao seguir os princípios do PCM, as organizações podem alocar melhor fundos, materiais e pessoal para alcançar o máximo impacto.

Planejamento claro do projeto: o PCM exige que as organizações planejem minuciosamente seus projetos antes da implementação. Esse planejamento inclui a definição de objetivos do projeto, atividades, cronogramas e resultados esperados. Um planejamento claro do projeto é essencial para convencer os concedentes de que o projeto proposto é bem pensado e tem uma alta probabilidade de sucesso.

Alinhamento com os critérios de financiamento: Muitas subvenções e convites à apresentação de propostas têm critérios e orientações específicos que os candidatos devem respeitar. A abordagem estruturada do PCM ajuda as organizações a alinharem suas propostas com esses critérios, aumentando as chances de seus projetos serem considerados para financiamento.

Resultados mensuráveis e responsabilidade: o PCM enfatiza a definição de objetivos mensuráveis e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar o progresso e o sucesso do projeto. Isso se alinha bem com as expectativas dos concedentes, que buscam evidências claras de impacto e responsabilidade. Demonstrar de que forma o PCM será utilizado para acompanhar e comunicar os resultados dos projetos pode aumentar a credibilidade dos pedidos de subvenção.

Gestão de Riscos: Os concedentes estão frequentemente interessados em projetos que estão bem preparados para lidar com potenciais riscos e desafios. A ênfase da PCM na avaliação e gestão de riscos permite que as organizações identifiquem e mitiguem potenciais problemas, fornecendo garantia aos financiadores de que os projetos estão sendo implementados com previsão e diligência.

Envolvimento das partes interessadas: Muitos outorgantes exigem provas do envolvimento e colaboração das partes interessadas. A abordagem participativa da PCM envolve as partes interessadas em várias fases do ciclo do projeto, garantindo que os seus contributos são considerados e integrados. Tal pode reforçar a credibilidade dos pedidos de subvenção e das propostas.

Avaliação e Aprendizagem: Os outorgantes valorizam projetos que incorporam uma mentalidade de aprendizagem e melhoria. O processo contínuo de monitoramento e avaliação do PCM permite que as organizações acompanhem o progresso, identifiquem áreas de melhoria e façam os ajustes necessários. Este compromisso com a aprendizagem está alinhado com os interesses dos financiadores em maximizar o impacto dos seus investimentos.

Sustentabilidade: Os concedentes procuram frequentemente projetos que tenham um impacto duradouro para além do período de financiamento. O foco da PCM no encerramento do projeto e na sustentabilidade garante que as organizações planejem a continuação dos resultados do projeto, mesmo após o término da subvenção.

Essencialmente, a abordagem de Gestão do Ciclo de Projeto fornece uma metodologia robusta e sistemática que aumenta a qualidade, credibilidade e competitividade das propostas e candidaturas a subvenções. Ao incorporar os princípios do PCM em suas submissões, as organizações demonstram seu compromisso com o gerenciamento eficaz de projetos, o planejamento orientado a resultados e a responsabilidade transparente — qualidades que são altamente valorizadas pelos concedentes e agências de financiamento.

Um "convite à apresentação de propostas" (CFP) é um convite formal ou anúncio feito por uma organização de financiamento, como uma agência governamental, fundação, organização não governamental (ONG) ou instituição internacional, para solicitar ideias de projetos, iniciativas ou soluções de indivíduos, grupos ou organizações. O objetivo de um convite à apresentação de propostas é identificar e selecionar projetos ou programas que estejam alinhados com as prioridades, metas e objetivos da organização financiadora (EUCalls, 2023).

Normalmente, um convite à apresentação de propostas descreve as áreas específicas de interesse, temas ou tópicos para os quais o financiamento está a ser disponibilizado. Fornece instruções pormenorizadas, orientações e critérios de elegibilidade para as partes interessadas apresentarem as suas propostas de projetos. O processo de submissão geralmente envolve a preparação e apresentação de uma proposta abrangente que descreve o conceito, objetivos, atividades, orçamento, cronograma, resultados esperados e um plano de implementação e avaliação do projeto.

Os principais elementos de um convite à apresentação de propostas incluem:

• Foco temático: O convite à apresentação de propostas especifica as áreas temáticas ou temas para os quais está disponível financiamento. Isso pode variar de saúde, educação e meio ambiente ao desenvolvimento social, tecnologia e artes, dependendo das prioridades da organização financiadora.
• Critérios de elegibilidade: O convite define quem é elegível para se candidatar ao financiamento. Isso pode incluir critérios como o tipo de organizações (por exemplo, ONGs, instituições acadêmicas, empresas privadas), localizações geográficas e beneficiários-alvo.
• Requisitos do projeto: Detalhes sobre o tipo de projetos procurados, seu escopo e resultados esperados são descritos na chamada. Isso ajuda os potenciais candidatos a entender que tipo de projetos a organização de financiamento está interessada em apoiar.
• Orçamento e Financiamento: O convite fornece informações sobre o orçamento disponível, limites de financiamento e requisitos financeiros. Pode especificar se o financiamento é parcial ou total e se são necessários fundos correspondentes aos candidatos.
• Diretrizes de submissão: O convite à apresentação de propostas estabelece o processo de submissão de propostas. Isso inclui informações sobre prazos de submissão, documentação necessária, formato da proposta e quaisquer modelos ou formulários específicos que precisem ser usados.
• Processo de Revisão e Seleção: O convite à apresentação de propostas pode delinear os critérios de avaliação que serão utilizados para avaliar as propostas. Também pode fornecer detalhes sobre o processo de revisão, incluindo quem analisará as propostas e como as decisões de seleção serão tomadas.
• Calendário: O convite inclui normalmente datas importantes, como as datas de abertura e de encerramento da apresentação de propostas, o anúncio previsto das propostas selecionadas e as datas previstas para o início e o fim dos projetos financiados.
• Informações de contato: A chamada fornece detalhes de contato para consultas e esclarecimentos, permitindo que os potenciais candidatos busquem informações adicionais, se necessário.

Um convite à apresentação de propostas é um processo competitivo, e as organizações ou indivíduos interessados em obter financiamento devem aderir cuidadosamente aos requisitos e diretrizes especificados no convite. As propostas bem-sucedidas são aquelas que demonstram efetivamente o alinhamento com as prioridades da organização financiadora, um plano de projeto bem definido e um claro potencial de impacto ou resultados positivos.

Várias instituições, a diferentes níveis, publicam convites à apresentação de propostas para financiar objetivos específicos. Estes objetivos estão relacionados com a sua agenda e têm geralmente uma análise de fundo e/ou baseiam-se em documentos políticos. Este convite à apresentação de propostas inclui geralmente uma orientação, um modelo de documento para a proposta de projeto e documentos de apoio. Antes de preparar um projeto, é crucial examinar o documento de orientação corretamente.

O que precisa de fazer primeiro é verificar os objetivos do programa e as atividades que podem ser apoiadas. Se tem uma ideia de projeto que não corresponde ao convite à apresentação de propostas, é difícil justificar as suas atividades, por isso, mesmo que a sua proposta esteja perfeitamente preparada, as hipóteses de receber um fundo seriam reduzidas.

A próxima coisa que você precisa verificar são os critérios de elegibilidade. Isto significa quem/que interveniente pode candidatar-se ao programa. Embora existam programas que apoiam pessoas singulares, a maioria dos programas opta por financiar pessoas coletivas. Estas entidades podem ser instituições públicas/privadas, organizações não-governamentais, escolas, universidades, sindicatos, organizações de cúpula etc. Normalmente, os partidos políticos não são apoiados. Em alguns programas, como o Erasmus+, algumas ações podem incluir grupos de jovens não formais sem entidade jurídica. Portanto, antes de se candidatar, você precisa ter cuidado com essas isenções e exclusões também.

O convite à apresentação de propostas pode também incluir determinados critérios de capacidade financeira e organizacional. Então, se você está planejando aplicar um projeto da organização para a qual está trabalhando, certifique-se de ler e entender essa parte também. Se o convite à apresentação de propostas indicar que a sua organização não deve ter dívidas devido a pagamentos da segurança social e impostos e a sua organização não pode cumprir isso, é melhor que saiba disso antes de preparar a proposta.

Regra geral, os convites à apresentação de propostas solicitam aos candidatos a criação de um consórcio. As regras para a constituição do consórcio (tais como número mínimo/máximo, localização, capacidade dos parceiros) são indicadas no guia. Os programas internacionais geralmente exigem que você estabeleça um consórcio com parceiros no exterior. Por isso, é importante entender a estrutura de parceria necessária e analisar se é possível ter parceiros adequados e com as qualificações necessárias.

O orçamento também é outra parte importante que você precisa verificar. Se já tem um projeto em mente, precisa de ajustar o âmbito das atividades de acordo com o orçamento do programa. Se você tem um consórcio, você precisa considerar o financiamento de suas atividades também. É igualmente importante verificar que tipo de atividades e/ou componentes podem ser financiadas pelo programa. As atividades não elegíveis podem ser financiadas a partir de fontes externas. Alguns programas podem exigir que contribua financeiramente com a proposta até certo ponto. Este processo chama-se cofinanciamento. Enquanto alguns programas podem exigir que você financie determinada parte do Projeto diretamente via conta bancária, alguns outros programas podem aceitar contribuições em espécie (como uso de suprimentos de escritório, equipamentos fixos, aluguel de escritório, pagamento de contas, etc.) e/ou nomeação de trabalhadores de sua organização. Pode cofinanciar o projeto através dos seus parceiros do consórcio.

O prazo e o método de candidatura são também parte importante de um convite à apresentação de propostas. Deve certificar-se de que enviou a sua proposta através dos canais adequados. Alguns programas exigem que você e/ou sua organização se registrem em plataformas digitais e/ou offline. Portanto, você precisa ter certeza de que você pode concluir esses processos antes da aplicação. Se o programa exigir aplicação física, você precisa examinar os detalhes de aceitação. Alguns programas podem aceitar as propostas verificando o carimbo da hora dos correios, outros não. Assim, se o programa a que se vai candidatar exigir que a candidatura chegue à morada/destino num determinado prazo, poderá ter de enviar a candidatura 3-4 dias ou até 1 semana antes do prazo.

Um exame geral de um modelo de candidatura de projeto e critérios de avaliação é importante porque lhe dá uma ideia geral sobre o tempo e os recursos que vai utilizar no processo de preparação da candidatura a Projeto. As perguntas orientadoras e as limitações de caráter fornecerão uma ideia geral sobre o grau de detalhes exigidos na aplicação.